Formatierte E-Mail

FIZ AutoDoc bietet Ihnen eine E-Mail-Schnittstelle, die es ermöglicht, Bestellungen bequem mit formatierten E-Mails durchzuführen. Formatierungsrichtlinien stellen sicher, dass Ihre E-Mail automatisch in das FIZ AutoDoc System eingelesen werden kann und als reguläre FIZ AutoDoc Bestellung durchgeführt wird.

Vorteile der Bestellung über eine formatierte E-Mail:

• Sie müssen sich zur Bestellung nicht in FIZ AutoDoc einloggen.
• Sie können Einzel- oder Sammelbestellungen zeitgleich absenden.
• Sie können Ihre Bestellung mit Ihrem firmeneigenen Dokument-Management-System erstellen.
• Sie können eine zusätzliche Bestätigungs-E-Mail anfordern. Mit der im Dokument verlinkten Auftragsnummer können Sie jederzeit den Status Ihrer Bestellung nachverfolgen.
• So sparen Sie Zeit und Aufwand durch die automatische Bestellprozessierung von FIZ AutoDoc!

Bitte beachten Sie, dass eine Bestellung über formatierte E-Mail folgende FIZ AutoDoc Funktionen nicht unterstützt:

• automatische Überprüfung der eingegebenen bibliographischen Daten
• automatische Information über nichtverfügbare Bestelloptionen
• Anzeige der dokumentabhängigen Urheberrechtsgebühr
• Rückfrage durch das FIZ AutoDoc Service Team vor einer manuellen Bestelldurchführung
• Abgleich mit eJournal Subskriptionen und In-House Holdings (nur erhältlich mit den FIZ AutoDoc Firmenlösungen).

Sollte die Bestellung durch formatierte E-Mails nicht Ihren Anforderungen genügen, bieten wir außerdem alternativ auch andere Schnittstellen für FIZ AutoDoc an. Diese Schnittstellen sind wegen ihrer Anpassbarkeit noch komfortabler als die formatierten E-Mails.

Formatrichtlinien

Die folgenden Voraussetzungen müssen gegeben sein, bevor eine formatierte E-Mail Bestellung aufgegeben werden kann:

• LoginID
  Sie benötigen eine FIZ AutoDoc oder STN Login ID. Alle Bestellungen in einer formatierten E-Mail werden einer spezifischen Login ID zugeordnet. Diese Zuordnung geschieht aufgrund der Angaben der E-Mail Adresse und der Betreffzeile.
  
  
• E-Mail Betreffzeile
  Der Betreff muss folgende Informationen enthalten: „Ihr Firmenname” gefolgt von „AutoDoc Bestellung” (oder „Ihr Firmenname” dann „Abteilungsname” gefolgt von „AutoDoc Order”). Beispiele:

„Subject: XYZ Company AutoDoc Bestellung” „Subject: XYZ Company Research Department AutoDoc Order” etc.

Bitte beachten Sie: Bevor Sie formatierte E-Mails an FIZ AutoDoc versenden können, müssen Sie uns vorab mitteilen, welche E-Mail Betreffzeile und E-Mailadresse Sie für alle Ihre Bestellungen in Zukunft verwenden möchten. Kontaktieren Sie das FIZ AutoDoc Service Team für weitere Informationen um eine Testbestellung durchzuführen.

• E-Mail Format
  Die E-Mail muss im MIME-Format (Content Type: text/plain) an autodoc(at)fiz-karlsruhe(dot)de gesendet werden.
  
  
  
• E-Mail Layout
  Die Bestellinformationen werden in einem standardisierten Format im Bodytext der E-Mail gesendet.
  
  Eine Vielzahl von Bestellungen kann in einer einzelnen E-Mail gesendet werden (max. 50).
  
  Jede Bestellung muss durch Buchstabenkombination „EOR” in der letzten Zeile gefolgt von einer Leerzeile getrennt werden. Dies gilt auch für die letzte Bestellung in Ihrer E-Mail.
  
     Beispiel:

[ORDER] EOR [ORDER] EOR

Die formatierte E-Mail enthält verschiedene Datenfelder (bibliographische Daten, Lieferart, kundenspezifische Daten etc.). Die Lieferadresse des Kunden wird nicht in der E-Mail angezeigt, d.h. Ihre Bestellung geht immer zu der Adressse, die als ständige Adresse zur Login ID eingetragen ist.  Ein Datenfeld besteht aus zwei Angaben: Feldname und Feldwert. Wenn möglich sollten der Feldname und der Feldwert in einer Zeile stehen.

Beispiele:

jt: Journal of chemical information and computer science py: 2003 not recommended: jt: Journal of chemical information and computer science py: 2003

Die folgende Tabelle listet alle möglichen Felder mit den zugehörigen Abkürzungen, der maximalen Zeichenlänge und den zugelassenen Werten auf:

Feld	Abkürzung	Max. Länge	Zulässige Werte	Bemerkungen
Journal Title	jt	200		wenn eine ISSN und / oder CODEN verfügbar sind, können Sie dieses Feld leer lassen
ISSN	issn	9
CODEN	coden	6
Publication Year	py	4
Volume	vol	25
Issue	issue	25
Page	page	20
Title	ti	200
Author	au	200
DOI	doi		e.g.  doi: 10.1002/chem.20060101
Delivery format	format		fax, pdf, pdf/drm, pdf/drm-fileopen, printed
Delivery speed	speed		standard, rush, super rush
Customer Ref.No.	customer_ref_no	50
Free Text own purpose	ftext_user	240
Information for supplier	ftext_supp	240
E-mail notification	notification	100	yes (i.e. permanent e-mail address), oder jede andere hier eingetragene gültige E-Mail-Adresse
Cost Center	costc	50
Copyright	copyright		enter maximum amount without currency

• Beispiel für eine formatierte E-Mail mit 2 Dokumentbestellungen:

------------------------------------------------------- From: bibliothek@xyz-ag.de Subject: XYZ Company AG Hauptbibliothek AutoDoc Order To: autodoc@fiz-karlsruhe.de Content-Type: text/plain ; charset="iso-8859-1" ------------------------------------------------------- jt: Fuel py: 2002 vol: 81(4) page: 1234-5 issn: 0016-2361 ti: Gasification process of wastes containing PVC au: Borgianni, C.; De Filippis, P.; Pochetti, F.; Paolucci, M coden: FUELAC customer ref no: Nr. 345678 format: pdf/drm-fileopen speed: standard notification: yes costc: xyza-5678 EOR jt: Khimicheskii Zhurnal Armenii py: 2000 vol: 53(3-4) page: 1827-1833 issn: 1561-4190 ti: New derivatives of 5,5-dimethylhydantoin au: Mesropyan, E. G.; Ambartsumyan, G. B.; Avetisyan, A. A. coden: KZARF3 customer ref no: Nr. 345679 format: fax speed: super rush notification: mustermann@abc-company.com costc: abcd-1234 EOR

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