Grundsätzlich entscheidet der Verlag, ob Zusatzinformationen deponiert werden müssen. Autoren können aber auch aus eigener Initiative Datensätze zur Deponierung und Veröffentlichung in der ICSD-Datenbank einreichen, für die keine Veröffentlichung in einem wissenschaftlichen Journal geplant ist. Allerdings sollte bedacht werden, dass einige Zeitschriften keine Artikel akzeptieren, die bereits vorher veröffentlichte Daten beinhalten, unabhängig von der Form der Veröffentlichung (hier in Form eines Datensatzes in ICSD).  Sollte nach einer gewissen Zeit keine Veröffentlichung erfolgt sein, kann es sein, dass wir versuchen, den Autor zu kontaktieren, um zu erfahren, ob eine Veröffentlichung in einer Zeitschrift immer noch geplant ist. Für die Aufnahme in die Datenbank ICSD behalten wir uns vor, nach frühestens 3 Jahren die Daten ohne Nachfrage zu übernehmen, es sei denn, der Autor gestattet eine Veröffentlichung ausdrücklich nicht und hat dies auch rechtzeitig mitgeteilt.