Public Corporate Governance Bericht 2011

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur GmbH – 20. September 2012

FIZ Karlsruhe ist eine gemeinnützige Gesellschaft mit dem Auftrag, "Wissenschaft und Forschung mit wissenschaftlicher Information zu versorgen, entsprechende Produkte und Dienstleistungen auf dem Gebiet der wissenschaftlichen Informationsinfrastruktur zu entwickeln und öffentlich zugänglich zu machen. Zu diesem Zweck führt sie auch selbst gewählte Forschungs- und Entwicklungsvorhaben durch. Ziel ist es, den nationalen und internationalen Wissenstransfer zu stärken und die Innovationsförderung ebenso wie die Zusammenarbeit in Wissenschaft und Forschung zu unterstützen."¹

FIZ Karlsruhe ist Mitglied der Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz (WGL), in der sich von Bund und den Ländern gemeinsam geförderte wissenschaftliche Einrichtungen² zusammengeschlossen haben.

Durch Aufsichtsratsbeschluss vom 11. Mai 2011 finden die am 1. Juli 2009 vom Bundeskabinett verabschiedeten Grundsätze guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung für Unternehmen mit Bundesbeteiligung auch bei FIZ Karlsruhe Anwendung. Im Zentrum der Empfehlung steht der Public Corporate Governance Kodex (PCGK), Teil A der "Grundsätze guter Unternehmens- und Beteiligungsführung im Bereich des Bundes", der wesentliche Bestimmungen geltenden Rechts, sowie international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung enthält. Die Anwendung des PCGK ist für Unternehmen mit Mehrheitsbeteiligung des Bundes zwingend, wird aber auch im Übrigen für Unternehmen mit Bundesbeteiligung empfohlen (PCGK Ziff. 1.3).

FIZ Karlsruhe versteht eine verantwortungsvolle, gute und auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtete Unternehmensführung, die national und international anerkannten Standards entspricht, als wesentlichen Teil seines Selbstverständnisses und als maßgeblichen Faktor für den unternehmerischen Erfolg. FIZ Karlsruhe legt hiermit den Public Corporate Governance Bericht 2011³ vor.

Die Geschäftsführerin und der Aufsichtsrat von FIZ Karlsruhe erklären gemeinsam gemäß Ziffer 6.1 des Public Corporate Governance Kodex, dass dessen Empfehlungen im Jahr 2011 im Wesentlichen entsprochen wurde. Empfehlungen, von denen die Gesellschaft abweicht, werden im Folgenden dargestellt.

1. Führungs- und Kontrollstruktur

1.1 Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat besteht nach § 10 des Gesellschaftsvertrags (Stand: 28.04.2009) aus 16 Mitgliedern. Der/die Vorsitzende und drei weitere Mitglieder werden vom Gesellschafter Bund entsandt, der/die stellvertretende Vorsitzende und drei weitere Mitglieder von den Ländern. Der Aufsichtsrat umfasst außerdem fünf Vertreter der übrigen Gesellschafter, ein Mitglied des Wissenschaftlichen Beirats sowie zwei wissenschaftliche oder technische Mitarbeiter von FIZ Karlsruhe. Im Jahr 2011 war ein Aufsichtsratssitz des Gesellschafters Bund unbesetzt. Der Frauenanteil lag bei 20 % (drei von 15 Mitgliedern).

1.2 Geschäftsführung

Die Gesellschaft hat eine Geschäftsführerin, die die Gesellschaft allein vertritt. Dies entspricht § 14 Abs. 1 des Gesellschaftsvertrags. Bei der Führung der Geschäfte wird die Geschäftsführerin von dem sogenannten Senior Management Team unterstützt, dem die Leiter der Geschäftseinheiten (Bereiche) angehören. Die Bereichsleiterin IT, Entwicklung und Angewandte Forschung und der für Finanzen zuständige Teilbereichsleiter haben Prokura. Diese Regelung hat sich in der Praxis bewährt.

1.3 Zusammenarbeit von Gesellschaftern, Aufsichtsrat und Geschäftsführung

Gesellschafter, Aufsichtsrat und Geschäftsführerin arbeiten bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben eng und vertrauensvoll zum Wohle der Gesellschaft zusammen.

Die Geschäftsführerin stellt eine umfassende, regelmäßige und zeitnahe Informationsversorgung von Gesellschaftern und Aufsichtsrat über alle relevanten Themen, insbesondere Strategie, Geschäftsentwicklung, Risiken und Risikomanagement sicher.

2. Vergütungen

2.1 Aufsichtsrat

Die Aufsichtsratsmitglieder haben keinen Anspruch auf Vergütungen oder Sitzungsgelder (§ 10 des Gesellschaftsvertrags). Es besteht ausschließlich ein Anspruch auf Ersatz der ihnen bei der Erfüllung ihres Amtes entstehenden Reisekosten und sonstigen Auslagen nach den für Bundesbedienstete geltenden Regeln.

2.2 Geschäftsführung

Die Veröffentlichung der Bezüge der Geschäftsführerin ist in dem bereits vor Inkrafttreten des Public Corporate Governance Kodex geschlossenen Anstellungsvertrag nicht vorgesehen. Sie werden deshalb aus datenschutzrechtlichen Gründen und unter Bezugnahme auf § 286 Abs. 4 HGB nicht veröffentlicht.

3. Anpassung des Gesellschaftsvertrags

Obwohl FIZ Karlsruhe den Empfehlungen der Ziffern 2.3 (Turnus der Gesellschafterversammlung), 3.1.1 (Zusammenarbeit der Geschäftsführung mit dem Aufsichtsrat), 3.1.3 (Turnus der Berichtspflicht), 3.2.1 (Vertraulichkeit) und 5.2.3 (Vertretungsregelung bei Aufsichtsratsmandaten) des PCGK folgt, findet diese Compliance bisher keinen ausdrücklichen Niederschlag im Gesellschaftsvertrag.

Eine Überarbeitung des Gesellschaftsvertrags ist in Planung und soll in Kürze abgeschlossen werden. In diesem Rahmen soll die Beachtung des PCGK im Gesellschaftsvertrag verankert werden. Damit wird auch sichergestellt, dass die Bestimmungen zur Abfindung (Ziff. 4.3.2.), zur Erstbestellung von Geschäftsführern (Ziff. 5.1.2), zur Neubesetzung des Aufsichtsrats (Ziff. 5.2.1), zur Teilnahme an Aufsichtsratssitzungen (Ziff. 5.2.3) und zur Prüfung des PCGK-Berichts im Zuge der Jahresabschlussprüfung (Ziff. 7.2.3) Anwendung finden.

Fußnoten

Entwurf. Aktuelle Version (Stand 28.04.2009) des Gesellschaftsvertrags, § 2 (1): "... wissenschaftlich-technische Information zu erbringen und öffentlich zugänglich zu machen. Sie stellt dementsprechende Dienstleistungen zur Verfügung. Ziel ist es, den nationalen und internationalen Wissenstransfer sowie Innovationsförderung zu unterstützen."
Auf der Grundlage der Ausführungsvereinbarung zum GWK-Abkommen über die gemeinsame Förderung der Mitgliedseinrichtungen der Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz e.V. (AV WGL) vom 27. Oktober 2008.
Der Bericht bezieht sich auf den PCGK mit Stand 30.06.2009.

Bericht aus dem Vorjahr

Public Corporate Governance Report 2010