Sachbearbeiterin /Sachbearbeiter Drittmittelverwaltung (w/m/x)

05/2025

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur ist eine der führenden Adressen für wissenschaftliche Information und Dienstleistung und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Unsere Kernaufgabe ist die professionelle Versorgung von Wissenschaft und Wirtschaft mit Forschungs- und Patentinformation sowie die Entwicklung von innovativen Informationsinfrastrukturen, z.B. mit den Schwerpunkten Forschungsdatenmanagement, Wissensgraphen und digitale Plattformen. Dazu betreiben wir eigene Forschung, kooperieren mit renommierten Universitäten und Forschungsgesellschaften und sind international und interdisziplinär vernetzt. FIZ Karlsruhe ist eine GmbH mit gemeinnützigem Charakter und eine der größten außeruniversitären Einrichtungen ihrer Art.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Verwaltung sind zuständig für Finanzen, Controlling, Personalwesen und Infrastruktur sowie für die rechtlichen Angelegenheiten unseres Instituts. In der Abteilung Controlling erheben und analysieren wir die IST-Zahlen und steuern und überwachen so unseren Finanzhaushalt. Die von uns erhobenen Kennzahlen fließen in die Berichte der Geschäftsführung ein. Wir erarbeiten das Programmbudget mit den Planzahlen für zukünftige Haushalte.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir an unserem Hauptsitz ein/e Sachbearbeiterin /Sachbearbeiter Drittmittelverwaltung (w/m/x):

Ihre Aufgaben:

Selbstständige administrative Betreuung von Drittmittelprojekten (Beantragung, Vor- und Nachkalkulation und Abrechnung)
Überprüfung der Kontierung von Bestellungen und Rechnungen, Projektbudgetprüfung und Projektbudgetfreigabe
Durchführung von Abweichungsanalysen und Erstellung von Mittelumwidmungen
Erstellung der Mittelanforderungen und Verwendungsnachweise
Pflege von projektübergreifenden Übersichten (Liquiditäts-/ Projektmittelsteuerung)
Administrative Ansprechperson für Projektbeteiligte, Kooperationspartner, Zuwendungsgeber und Wirtschaftsprüfer
Vorbereitung von Unterlagen und Rechnungsbelegen bei Preisprüfungen
Mitwirkung beim Jahresabschluss in der Drittmittelverwaltung

Ihre persönliche Qualifikation:

Erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Praxiserfahrung
Sehr gute Kenntnisse in den Bereichen Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung
Kenntnisse im Haushalts- und Zuwendungsrecht sind von Vorteil
ERP-Kenntnisse sind von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft Office Anwendungen insbesondere Excel und Word
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
Prozessorientiertes und betriebswirtschaftliches Denken und Handeln

Warum FIZ Karlsruhe ein guter Arbeitgeber für Sie ist:

Mitarbeit in einem hochdynamischen wissenschaftlich-technischen Umfeld und ein wertschätzendes Arbeitsumfeld
Leistungsorientierte Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten
Flexible Arbeitszeitmodelle und Mobiles Arbeiten bis zu 80 Prozent
Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD VKA) mit der betrieblichen Altersvorsorge bei der VBL
Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zertifiziert durch das audit berufundfamilie
Nutzung von Dienstradleasing sowie 25 € Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Ticket

Das Arbeitsverhältnis ist unbefristet. Das Arbeitsverhältnis ist in Teilzeit (50%) zu besetzen. Bewerbungen Schwerbehinderter werden – bei gleicher Eignung – bevorzugt. Informationen zum Datenschutz bei Stellenausschreibungen finden Sie hier.

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich gerne an den Abteilungsleiter Herrn %20michael.balzer [at] fiz-karlsruhe.de (Michael Balzer) (Michael.Balzer [at] fiz-karlsruhe.de (Michael[dot]Balzer[at]fiz-karlsruhe[dot]de)). Bei Fragen zum Bewerbungsprozess wenden Sie sich gerne an bewerbung [at] fiz-karlsruhe.de.
Bitte richten Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe der Kennziffer 05/2025 bevorzugt per E-Mail an bewerbung [at] fiz-karlsruhe.de. Bewerbungsfrist 18.07.2025.